Permohonan Geran

Kertas cadangan penyelidikan dikemukakan dengan menggunakan borang Proposal Penyelidikan yang disedikan oleh HEPI dan merangkumi:

1. Tajuk
2. Maklumat ketua penyelidik
3. Maklumat penyelidikan
   • masalah kajian
   • kajian lepas
   • persoalan kajian
   • objektif kajian
   • metodologi kajian
   • carta alir
   • KPI kajian

Pemohonan perlu menyediaan perancangan kewangan berdasarkan item yang disenaraikan dalam borang Permohonan Penyelidikan. Ia mengambil kira semua kos untuk menjalankan penyelidikan seperti berikut:

1. Gaji dan upah
2. Perbelanjaan perjalanan dan sara hidup
3. Sewaan
4. Bekalan bahan penyelidikan serta bahan mentah
5. Pembaikan dan Penyelanggaraan
6. Perkhidmatan profesional, hospitaliti dan lain-lain perkhidmatan.

1. Pihak HEPI akan menyemak semua permohonan agar memenuhi syarat–syarat yang telah ditetapkan sebelum dinilai oleh Jawatankuasa Penilaian Proposal(JPP).
2. Permohonan yang tidak lengkap dan tidak memenuhi syarat akan ditolak untuk dinilai dalam peringkat saringan.
3. Semua KP perlu membentangkan proposal mereka dalam Mini Kolokium Pembentangan Proposal
4. Selepas sesi pembentangan KP perlu membuat penambahbaikan proposal sepertimana yang telah dicadangkan oleh JPP dan dihantar semula kepada RMC dalam tempoh masa yang ditetapkan.
5. Semua proposal yang lengkap dan diusulkan untuk kelulusan oleh panel penilaian, akan dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Dana (JPD) untuk kelulusan dan ditawarkan geran penyelidikan.

1. Kelulusan permohonan adalah berdasarkan kepada penilaian Jawatankuasa Penilaian Proposal(JPP).
2. Laporan penilaian akan dibentang dan diluluskan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Dana (JPD).

1. Permohonan geran penyelidikan yang diluluskan akan dimaklumkan melalui surat tawaran geran yang ditandatangani oleh Timbalan Rektor Hal Ehwal Penyelidikan dan Inovasi.
2. Setiap ahli penyelidik  dikehendaki menandatangani dokumen perjanjian yang disediakan oleh HEPI.
3. Dokumen perjanjian yang lengkap perlu mempunyai maklumat dan tandatangan semua ahli kumpulan penyelidik serta ditandatangani oleh Timbalan Rektor HEPI serta Ketua Jabatan Penyelidikan dan Geran sebagai saksi.
4. Semua ahli penyelidik perlu melengkapkan dokumen perjanjian bagi proses permohonan pengkreditan dana ke akaun bank Ketua Penyelidik.
5. Penyelidik hendaklah memulakan penyelidikannya selepas menerima surat tawarandana bermula dari tarikh yang dinyatakan; atau dalam tempoh masa yang sesuai bagi perjanjian dengan pihak luar sekiranya penyelidikan ini melibatkan kerjasama pihak luar/swasta.
6. Sepanjang penyelidikan dilaksanakan penyelidik perlu mematuhi Etika Penyelidikan yang dinyatakan dalam Polisi Penyelidikan dan Inovasi.

Sebarang perubahan skop penyelidikan yang memerlukan pertukaran tajuk penyelidikan perlu mendapat kelulusan daripada Timbalan Rektor HEPI dengan mengemukakan Borang Permohonan Pertukaran Tajuk Penyelidikan.

KP berhak menambah dan/atau menggugurkan ahli penyelidik dengan surat permohonan bersama justifikasi untuk mendapat kelulusan HEPI.

1. Pemantauan semua penyelidikan akan melalui kaedah berikut:
   1. Penghantaran laporan kewangan.
   2. Penghantaran laporan kemajuan.
   3. Pembentangan kemajuan penyelidikan.
2. Penyelidik hendaklah mengemukakan laporan kemajuan tiga (3) bulan sekali, setelah surat tawaran dikeluarkan oleh HEPI.
3. Laporan akhir hendaklah dikemukakan sebaik sahaja penyelidikan tamat kepada HEPI dengan menggunakan borang yang telah ditetapkan.

1. Laporan kemajuan penyelidikan perlu dihantar kepada RMC seperti berikut:
   

   Tempoh penyelidikan	Kekerapan Penghantaran Laporan
   1 tahun atau kurang	Setiap 4 bulan
   Melebihi 1 tahun hingga 3 tahun	Setiap 6 bulan

2. KP perlu melaporkan kemajuan penyelidikan masing-masing dengan melengkapkan Borang Laporan Kemajuan Penyelidikan.

1. Rekod perbelanjaan perlu disertakan bersama semua dokumen dan resit asal yang berkaitan untuk disemak oleh Jaabatan Geran dan Penyelidikan seterusnya disahkan oleh Timbalan Rektor HEPI.
2. KP  hendaklah memastikan agihan peruntukan mencukupi untuk menjalankan penyelidikan seperti yang telah diluluskan. 
3. Dokumen sokongan yang perlu dilampirkan bersama laporan kewangan untuk disahkan adalah seperti berikut:
   1. Jadual perbelanjaan (Format Excel).
   2. Perincian Perbelanjaan Berkaitan Bengkel/Mesyuarat/Temu bual Penyelidikan beserta resit sewaan tempat dan resit perbelanjaan makan/minum (jika berkenaan).
   3. Borang Laporan Kehadiran Pembantu Penyelidik, salinan surat lantikan Pembantu Penyelidik dan Akuan Penerimaan upah/Elaun RA/GRA perlu disertakan bagi tujuan pengesahan perbelanjaan berkaitan Vot 11000 Gaji dan Upah.
   4. Bukti Google Maps (peta perjalanan) untuk pengesahan jarak perjalanan. (Perincian arah perjalanan tidak diperlukan).
   5. Penyata Touch n Go untuk tuntutan tol, resit parkir, resit pembelian tiket penerbangan dan perjalanan, resit teksi / Grab atau yang seumpamanya dan lain-lain yang berkenaan. 
   6. Resit asal bayaran penginapan seperti hotel, motel atau Tuntutan adalah terhad mengikut kelayakan tertakluk kepada Pekeliling Pejabat Bendahari terkini (jika berkenaan).
   7. Akuan bayaran sara hidup yang diterima oleh KP / penyelidik mengikut kelayakan tertakluk kepada Pekeliling Pejabat Bendahari terkini.
   8. Resit asal bayaran menghadiri seminar / persidangan bersama Borang Permohonan Menghadiri Seminar / Konferen / Kolokium / Kursus menggunakan peruntukan geran yang telah diluluskan dan brosur seminar.

1. Gaji atau Upah
   1. Gaji atau upah adalah bayaran yang diperuntukan kepada Pembantu Penyelidik (RA) atau Pembantu Penyelidik Siswazah (GRA) yang dilantik untuk membantu penyelidikan.
   2. Bayaran gaji dan upah RA/GRA adalah mengikut syarat-syarat dan penetapan dalam Garis Panduan HEPI.
2. Perjalanan, Pengangkutan, Sara Hidup dan Penginapan
   1. Perjalanan/Pengangkutan
      1. Perjalanan yang dibenarkan adalah berdasarkan perancangan yang telah diluluskan dalam proposal penyelidikan dan tertakluk kepada pekeliling Pejabat Bendahari dan peraturan yang ditetapkan dari semasa ke semasa.
      2. Destinasi perjalanan tersebut mestilah melebihi jarak 20 km dan merupakan tempat yang paling sesuai, ekonomikal dari segi kemudahan, kepakaran dan pemindahan teknologi.
      3. Perjalanan bagi destinasi yang sama hanya dibenarkan untuk satu tuntutan sahaja, kecuali bagi bilangan ramai dengan berkongsi kenderaan setakat mana yang munasabah.
      4. Perbelanjaan pengangkutan adalah untuk pengumpulan data, kerja lapangan dan menghadiri persidangan, seminar, bengkel atau pertandingan inovasi.
      5. Perbelanjaan dalam vot ini merangkumi elaun perbatuan, tol, parkir, tambang teksi / Grab atau yang seumpamanya dan hendaklah disertakan dengan bukti resit asal dan sah.
         1. Jumlah kos perbatuan boleh dituntut mengikut pekeliling Pejabat Bendahari dengan disertakan salinan Google map bagi pengesahan jarak tempat.
         2. Pembelian tiket kapal terbang adalah mengikut kelayakan Pekeliling Pejabat Bendahari.
            1. Tiada tuntutan perjalanan bagi SME dan enumerator.
         3. Lain-lain perjalanan seperti perjalanan yang melibatkan geran usahasama luar negara adalah tertakluk kepada Pekeliling Pejabat Bendahari yang dikuatkuasakan.
   2. Sara Hidup
      1. Sara hidup merangkumi elaun makan yang diberikan kepada KP, ahli penyelidik, RA/GRA sahaja ketika menjalankan aktiviti penyelidikan, menghadiri seminar, kursus dan bengkel.
         1. Elaun sara hidup akan diberikan berdasarkan kadar Pekeliling Pejabat Bendahari terkini.
      2. KP, ahli penyelidik, RA / GRA tidak boleh lagi menuntut elaun sara hidup untuk bayaran makanan jika terdapat makanan disediakan dalam pakej hotel.
         1. Perbelanjaan mesyuarat adalah tertakluk kepada Vot 21000 mengikut perincian berikut:
      3. Bengkel/mesyuarat (tanpa pakej makan minum):
         1. Jangka masa minimum adalah separuh hari (4 jam).
         2. Lain-lain kos sara hidup seperti perjalanan yang melibatkan geran usahasama luar negara adalah tertakluk kepada Pekeliling Pejabat Bendahari yang dikuatkuasakan.
   3. Penginapan / Lojing
      1. Bayaran yang dimaksudkan adalah untuk penginapan (hotel, homestay dan lain-lain)semasa menjalankan penyelidikan, menghadiri seminar atau kursus jangka pendek berkaitan penyelidikan.
      2. Bayaran kos penginapan dibenarkan jika jarak tempat penyelidikan dari KUIPSAS melebihi jarak 100km bagi tempoh 24 jam atau lebih yang dikira mulai dari waktu bertolak hingga waktu balik semula, kecuali bagi kajian lapangan yang memerlukan penginapan walaupun bagi jarak kurang 100km dan mendapat kelulusan JPD.
      3. Tuntutan bayaran mesti disertakan dengan bukti resit asal dan disahkan.
      4. Kadar penginapan adalah tertakluk kepada Pekeliling Pejabat Bendahari yang dikuatkuasakan.
      5. Tiada tuntutan bayaran bagi penginapan SME dan enumerator.
3. Sewaan
   1. Sewaan hanya dibenarkan untuk ruang, bangunan, peralatan, pengangkutan dan barangan lain yang terlibat secara langsung dengan penyelidikan.
   2. Sewaan bagi bengkel yang dijalankan di luar KUIS adalah seperti berikut:
      • Bengkel (pakej sewa tempat dan makan minum):
        • Jangka masa minimum adalah satu hari (8 jam)
        • Maksimum RM1,000.00 untuk sewaan sehari.
      • Bengkel (sewaan tempat sahaja, tanpa pakej makan minum):
        • Melibatkan SME.
        • Jangka masa minimum adalah separuh hari (4 jam).
        • Maksimum RM500.00 untuk sewaan sehari.
        • Maksimum 3 kali setahun (untuk pembinaan instrumen, analisis dan laporan akhir).
   3. Sewa kenderaan mestilah dibuat dengan syarikat pengangkutan berlesen.
4. Bekalan Bahan Penyelidikan
   1. Bahan penyelidikan adalah bahan mentah seperti alat tulis, kertas A4, toner dan pendrive serta kos komunikasi.
   2. Perbelanjaan bil telefon, faks penghantaran melalui pos bagi tujuan penyelidikan.
   3. Tuntutan bayaran hendaklah disertakan perincian dan resit bayaran. Kad gores prabayar (prepaid) tidak diterima sebagai bukti perbelanjaan telefon atau data internet.
   4. Pendrive terhad kepada sebuah dan nilai RM30.00 sahaja.
   5. Bahan mentah lain terhad kepada kadar berikut:
      

      Kertas A4	Maksimum RM100.00.
      Toner	Maksimum RM300.00.
      Alatulis	Maksimum RM50.00.

5. Perkhidmatan
   1. Perkhidmatan ikhtisas merangkumi percetakan, hospitaliti, honorarium, perkhidmatan profesional, konsultansi, pemprosesan data dan lain-lain perkhidmatan yang berkaitan dengan projek penyelidikan.
   2. Jemputan pakar dari luar negara dibenarkan hanya sekali sahaja.
   3. Perbelanjaan perkhidmatan khas pula merangkumi kos menghadiri kursus dan program sangkutan jangka pendek untuk mempelajari teknik khusus yang berkaitan dengan penyelidikan. Tempoh yang dibenarkan adalah di antara tiga (3) minggu hingga tiga (3) bulan.
   4. Perbelanjaan menerbitkan buku hasil penyelidikan merangkumi kos percetakan, susun atur (type setting), grafik dan bayaran pewasit.
   5. Bayaran upah sekaligus (one-off) kepada enumerator / pemberi perkhidmatan khas dengan tempoh maksimum sebulan adalah dibenarkan.
   6. Kadar bayaran bagi setiap perkhidmatan yang dibenarkan adalah seperti berikut:
      

      Perkhidmatan	Perincian
      Enumerator	RM2.00 – RM4.00 bagi setiap kertas soal selidik bergantung kepada tahap kesukaran tertakluk keperluan penyelidikan dan kelulusan JPD
      Pewasit manuskrip	RM50.00 – pewasit: Dalam bentuk saguhati. (Tertakluk kepada Pekeliling Pejabat Bendahari) RM200.00 – RM300.00 – pewasit luar.
      Penulis transkripsi temu bual	Sekurang-kurangnya RM3.00 – RM5.00 bagi setiap mukasurat dan tidak melebihi RM300.00 bagi setiap perkhidmatan transkripsi penuh.
      Pakar bidang (SME)	RM50.00 – SME dalaman Dalam bentuk saguhati. (Tertakluk kepada Pekeliling Pejabat Bendahari) Maksimum RM500.00 – SME luar.
      Responden  temu bual  berprofil tinggi	Cenderahati / saguhati / honororium tidak melebihi RM200.00/orang (bergantung kepada keperluan penyelidikan).

   7. Syarat Pembayaran Honorarium:
      1. Pembayaran honorarium pakar adalah untuk bayaran semakan dan pengesahan borang soal selidik, semakan isi kandungan laporan penyelidikan dan kesahan pakar (content expert).
      2. Honorarium kepada penceramah atau pakar bidang yang melaksanakan sesuatu bengkel adalah tertakluk kepada Pekeliling yang dikuatkuasakan.
      3. Honorarium responden boleh diberi dalam bentuk tunai/hadiah cenderahati/saguhati bagi satu pertubuhan/sekolah/institusi yang memberi kerjasama dalam pengumpulan data.
6. Aksesori dan Peralatan kecil
   1. Pembelian aset yang diutamakan:
      1. Hanya pembelian aset berkaitan perkakasan dan perisian ICT yang digunakan untuk penyelidikan termasuk kos meningkatkan keupayaan (upgrade) peralatan sedia ada Pembelian perlu melalui proses perolehan di Pejabat Bendahari.
      2. Permohonan pembelian perlu dikemukakan dalam proposal bersama senarai alat keperluan seperti peralatan ICT dan perisian, sebut harga pembelian dan justifikasi keperluan bagi penyelidikan. Pembelian perlu melalui proses perolehan di Pejabat Bendahari.
   2. Bagi penyelidikan yang benar-benar memerlukan aset yang tidak disenaraikan di atas, penyelidik boleh membuat permohonan bertulis kepada HEPI bersama justifikasi. Namun begitu, kelulusan permohonan tersebut tertakluk kepada pertimbangan dan kelulusan JPD.
   3. Setiap peralatan penyelidikan yang dibeli menggunakan dana penyelidikan adalah menjadi aset KUIPSAS.
   4. Penyelidik juga perlu merujuk kepada garis panduan Pengurusan Kewangan Aktiviti Penyelidikan yang dikeluarkan oleh Pejabat Bendahari untuk segala urusan kewangan yang berkaitan dengan peruntukan yang diluluskan untuk pembelian aset.

1. Perbelanjaan dibenarkan dalam tempoh enam (6) bulan selepas projek tamat.
2. Baki peruntukan bagi geran penyelidikan yang telah tamat akan dipindahkan ke dalam Tabung Dana Penyelidikan selepas tempoh enam (6) bulan penyelidikan tamat.
3. Perbelanjaan selepas tamat tempoh penyelidikan adalah termasuk dalam jumlah keselurahan dana yang telah diperuntukkan bukannya berdasarkaedah bayar dan tuntut (paid and claim).
4. KKP perlu membuat tindakan penyerahan kepada HEPI seperti berikut:
   1. Borang Laporan Akhir Penyelidikan
      Borang ini perlu dilengkapkan dan dihantar dalam tempoh dua (2) minggu selepas tamat penyelidikan dengan mengisi borang Laporan Akhir.
   2. Laporan Kewangan
      Laporan kewangan ini perlu dilengkapkan dengan mengisi borang Laporan Kewangan yang telah dilampirkan bersama Laporan Akhir.

1. Manuskrip buku penyelidikan perlu dihantar selewat-lewatnya tiga (3) bulan selepas tamat penyelidikan kepada HEPI dengan mengikut format penerbitan KUIPSAS. KP perlu menyerahkan manuskrip dengan keperluan berikut:
   1. satu (1) salinan keras (hardcopy) manuskrip (comb binding) kepada Jabatan Penerbitan, HEPI (yang telah diwasit dan dikemaskini).
   2. salinan lembut (softcopy) manuskrip tersebut diemelkan kepada Jabatan Penerbitan, HEPI.
2. Setelah ia disahkan sesuai untuk dicetak oleh HEPI, KP perlu menguruskan percetakan buku sebanyak 11 naskah yang merangkumi:
   1. lima (5) salinan untuk dihantar ke Perpustakaan Negara Malaysia
   2. tiga (3) salinan untuk dihantar ke perpustakaan KUIPSAS.
   3. dua (2) salinan untuk simpanan HEPI.

1. Hasil Penyelidikan atau Penunjuk Prestasi (Key Performance Indicator – KPI) kepada penyelidikan adalah merujuk kepada pencapaian KPI dalam aspek berikut:
   1. Pembentangan dan penerbitan artikel jurnal bergantung kepada syarat kriteria yang ditetapkan HEPI atau agensi pembiaya. 
   2. Penghasilan modal insan seperti Pembantu Penyelidik Siswazah (GRA) yang menghasilkan pelajar sarjana atau PhD.
   3. Harta Intelek (IP), jika perlu.